Binnen het bestuur NVB zijn diverse functies die ingevuld dienen te worden.
Hieronder staat een opsomming van de verschillende functies.
Profielschets voorzitter
De voorzitter is het boegbeeld van de vereniging en draagt zorg voor een goede en snelle voortgang van de werkzaamheden intern.
De competenties zijn:
- Boegbeeld van de vereniging;
- Bestuurlijk eenheid bewaken en stimuleren;
- Besluitvaardig;
- Delegeren en overzicht houden van werkzaamheden;
- Toekomstvisie;
Ter toelichting:
- Boegbeeld van de vereniging: een van de primaire taken is het bewaken en uitbouwen van een goede externe beeldvorming van de vereniging. De voorzitter is dan ook in beginsel het aanspreekpunt bij externe contacten – actief en passief – waaronder de pers en bij alle PR-aangelegenheden.
- Bestuurlijke eenheid bewaken en stimuleren: de voorzitter is de eerste onder zijn gelijken met de medebestuursleden. Goed bestuur vereist collegiale samenwerking en werken in een constructieve sfeer.
- Omgevingsbewustzijn: weten wat het doel is van de vereniging, haar feitelijke werkzaamheid en in welk krachtenveld zij opereert (wat speelt er op het terrein van de bedrijfshulpverlening),
- Besluitvaardig: ervoor zorgdragen dat binnen het bestuur de werkzaamheden met voortvarendheid worden uitgevoerd en daartoe het overzicht houden en de medebestuursleden indien nodig erop aanspreken.
- Delegeren en overzicht houden van werkzaamheden: de voorzitter bewaakt de grenzen van de taken en bevoegdheden van de medebestuursleden en delegeert waar nodig de werkzaamheden. Dat vereist overzicht over al wat op bestuurlijk niveau speelt
- Toekomstvisie: vanuit de statutaire doelstelling en feitelijke werkzaamheid van de vereniging projecten ontwikkelen om bedrijfshulpverlening te ondersteunen, in de eerste plaats in financieel opzicht maar ook met het verlenen van bijstand in het concretiseren van plannen.
Taken
- Bezoekt in principe als vertegenwoordiger van de vereniging de jaarvergaderingen/ bijeenkomsten van relevante landelijk opererende verenigingen, stichtingen, symposia en netwerkbijeenkomsten,
- Geeft leiding aan het bestuur, onder andere door de vergaderingen te leiden,
- Gaat na hoe het met de uitvoering van de taken van de bestuursleden is,
- Stimuleert en stuurt nieuw te ontwikkelen activiteiten aan,
- Heeft periodiek overleg met de kantoormanager en medewerkers,
- Vangt taken van medebestuursleden op waar nodig.
———————————————————————————————————————–
Proflelschets secretaris
De secretaris heeft een spilfunctie binnen het bestuur. De hiernavolgende opsomming beoogt dit meer concreet inhoud te geven.
De competenties zijn:
- Bekendheid met Bedrijfshulpverlening
- Beheersing van de operaties
- Communicatievaardigheden; actief en passief
- Methodisch kunnen werken (plannen en organiseren)
Ter toelichting:
- Bekendheid met Bedrijfshulpverlening: weten wat het doel is van de vereniging, haar feitelijke werkzaamheid en in welk krachtenveld zij opereert (wat speelt er op het terrein van de bedrijfshulpverlening)
- Beheersing van de operaties: besluiten die het bestuur heeft genomen (laten) uitvoeren en voor zover nodig er op toezien (monitoren) dat ook de uitwerking daarvan voortvarend en doelgericht ter hand wordt genomen. Terugkoppelen van de resultaten binnen het bestuur.
- Communicatievaardigheden: naast een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is ook een goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid een kerncompetentie. Dat omvat mede te kunnen luisteren, in de interne en externe contacten.
- Methodisch kunnen werken: de secretaris draagt zorg voor het tijdig plannen van fysieke en digitale vergaderingen en draagt zorg voor het opstellen van de agenda en notuleren van de bestuursvergaderingen en een goede archivering van de vergaderingen.
Taken:
- Organiseren van een efficiënte documentenstroom binnen het bestuur en zorgen voor het tijdig opstellen, verzamelen en verzenden van vergaderstukken aan het bestuur.
- Notuleren van deze bijeenkomsten inclusief actie- en besluitenlijst.
- Zorgdragen voor de zakelijke correspondentie gericht aan en van het bestuur.
- Up-to-date houden van algemene NVB-documenten, Kamer van Koophandel, voorstellen van aanpassingen in statuten en huishoudelijk reglement.
- Het eenmaal per jaar vervaardigen van een conceptjaarverslag met daarin opgenomen een door de penningmeester opgestelde jaarrekening.
- Coördinatie van interne en externe informatie. Bij(laten)houden van de website.
———————————————————————————————————————–
Profielschets penningmeester
De penningmeester is het financiële hart en geweten van de vereniging; en informeert tijdig, ad hoc en periodiek, en doelgericht over de financiële status, hoe dat zich ontwikkelt en wat de gevolgen daarvan (kunnen) zijn voor voorgenomen projecten.
De competenties zijn:
- Beheer van het vermogen.
- Betalingen van facturen en salarissen. Innen van contributies.
- Opstellen van de financiële stukken en financiële paragrafen in beleidsstukken.
- Beheersing financiële administratieve processen, daaronder begrepen digitale kennis.
Ter toelichting:
- Beheer van het vermogen: de penningmeester monitort de stand en de ontwikkeling van het vermogen. In dat kader heeft hij periodiek contact met de kantoormanager. de penningmeester informeert de bestuursleden over zijn bevindingen, tijdens de reguliere vergaderingen en indien nodig ad hoc. Per kwartaal stuurt de penningmeester een overzicht toe aan de bestuursleden en de kantoormanager,
- Betalingen van facturen en salarissen. Innen van contributies. De penningmeester controleert de betalingen die door de kantoormanager binnen de autorisatie worden verricht. De penningmeester zorgt voor de mede-ondertekening van facturen die de in het HHR genoemde limiet overschrijden.
- Opstellen van de financiële stukken en financiële paragrafen in beleidsstukken: periodiek (per kwartaal) en ten minste eenmaal per jaar een financieel jaarverslag voorzien van een toelichting. Tot zijn taak behoort mede het doorrekenen wat de financiële gevolgen zijn van voorgenomen beleidsvoornemens,
- Goede beheersing financiële administratieve processen, inbegrepen digitale kennis: de penningmeester beschikt over een goede boekhoudkundige kennis en ervaring. Hij kan daartoe de vereiste handelingen digitaal vastleggen en samenvatten ten behoeve van de interne financiële verslaglegging.
Taken
- Jaarlijks opstellen en bewaken van de (meerjaren) begroting en resultatenrekening,
- Bijhouden financiële administratie en -archief,
- Jaarlijks opstellen van een financieel jaarverslag en een balans,
- Beheren van de rekeningen en contanten (betalen, incasseren),
- Opstellen en handhaven declaratiebeleid